Privacyverklaring Popkoor Singing Beat

Door lid te worden van popkoor Singing Beat, word je lid van een koor dat optreedt op diverse publieke podia, dat een facebookpagina, Instagram pagina en een gedeeltelijk openbare website heeft. Dat betekent, in het licht van de wet op de privacy, dat we binnen het koor enkele spelregels hebben. Deze geven we hier kort aan. Door lid te worden verklaar je hiermee akkoord te gaan. Indien je merkt dat er niet conform deze richtlijnen wordt gewerkt, dan verzoeken we je dit bij de voorzitter van het bestuur te melden.
Popkoor Singing Beat, statutair gevestigd te Spijkenisse, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring. Het bestuur is eindverantwoordelijk voor de bescherming van de persoonsgegevens. 

Persoonsgegevens die verwerkt worden

Popkoor Singing Beat verwerkt je persoonsgegevens, omdat je koorlid bent en omdat je deze gegevens zelf hebt verstrekt bij inschrijving of bij plaatsing op de wachtlijst. Deze gegevens zijn in te zien voor de bestuursleden en voor de commissie lief en leed. De gegevens zijn opgeslagen op de privécomputer van de secretaris en penningmeester. Op hun computer hebben zij een virusscanner en beveiligingsprogramma. Zij maken twee keer per jaar een externe back-up. De ledenlijst staat tevens op de website die alleen voor bestuursleden via een zogenaamd administrator account, benaderbaar is. Bij het versturen van mails aan de leden worden de mailadressen in de BCC gezet opdat deze niet voor alle leden zichtbaar worden.

Hieronder vind je een overzicht van de persoonsgegevens die verwerkt worden
•    Voor- en achternaam
•    Adres, postcode, woonplaats
•    Geboortedatum
•    Mobiel telefoonnummer
•    E-mailadres
•    Bankrekeningnummer
•    Startdatum koorlidmaatschap 
•    Contactpersoon en diens telefoonnummer in geval van nood 

Met welk doel en op basis van welke grondslag worden je persoonsgegevens verwerkt?

Popkoor Singing Beat verwerkt je persoonsgegevens voor de volgende doeleinden op basis van de door jou gegeven toestemming: 
•    Je te kunnen bellen of e-mailen indien dit nodig is om de dienstverlening te kunnen uitvoeren.
•    Het afhandelen van je contributiebetaling of eventuele terugstorting. 
•    Voor contact bij lief en leed. 
•    Jouw jubileumviering bij Popkoor Singing Beat.  
•    Om goederen en/of diensten bij je af te leveren.
•    Om in geval van nood, contact op te kunnen nemen met jouw contactpersoon 
•    Popkoor Singing Beat verwerkt ook persoonsgegevens als zij hier wettelijk toe verplicht is. Op dit moment zijn geen wettelijke verplichtingen voor het verwerken van persoonsgegevens bij het bestuur bekend.

Beeld- en geluidmateriaal

Popkoor Singing Beat treedt op publieke podia op. Iedereen kan hier foto’s en beeld- en geluidsopnames van maken.
Dat betekent dat dit materiaal door iedereen gebruikt kan worden.
Beeld- en geluidsmateriaal dat het bestuur plaatst op de website en op facebook wordt op doelmatigheid en esthetiek bekeken. (Dus geen gekke gezichten of per ongeluk een ongemakkelijke uitstraling). 
Doel van het plaatsen van materiaal is bedoeld als promotie. Dit betekent dat koorleden tijdens de oefenavonden geen opnames mogen maken en plaatsen. Het bestuur kan geen verantwoordelijkheid dragen voor het plaatsen van beeld- en geluidsmateriaal gemaakt door derden.

Automatiseringssystemen

Popkoor Singing Beat gebruikt de volgende computerprogramma's of -systemen:
•    Microsoft Office producten worden gebruikt voor het opstellen van diverse documenten oa voor bestuursvergaderingen en jaarlijkse ledenvergadering.  
•    De facturatie en boekhouding is in eigen beheer via Excel (Microsoft Office). Het bestand is met een wachtwoord beveiligd.
•    Google: Drive en Forms voor het tijdelijk opslaan van muziekbestanden, documenten, en het aanmaken van formulieren, enquêtes e.d.     

Hoe lang worden je persoonsgegevens bewaard?

Popkoor Singing Beat bewaart je persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor je gegevens worden verzameld. Hiervoor worden de wettelijk geldende bewaartermijnen gehanteerd. De financiële administratie en verantwoording wordt uitgeprint en op papier bewaard in een ordner in het huis van de penningmeester gedurende 5 jaar. 
Na opzegging van jouw lidmaatschap hanteren we een bewaartermijn van maximaal één jaar voor de eerder genoemde persoonsgegevens. Op jouw verzoek kunnen we je persoonsgegevens na beëindiging van het lidmaatschap eerder laten  vernietigen.

Verwerkingsovereenkomst

Met de beheerder van de website is een verwerkingsovereenkomst getekend. Hierin staat op welke wijze de beheerder de AVG toepast. 

Cookies, of vergelijkbare technieken, die gebruikt worden

Popkoor Singing Beat gebruikt cookies om de website optimaal te laten functioneren. 

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heb je het recht om je eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens door Popkoor Singing Beat. 

Hoe wij persoonsgegevens beveiligen

Popkoor Singing Beat neemt de bescherming van jouw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan.
Als je het idee hebt dat jouw gegevens toch niet goed beveiligd zijn, er sprake is van een data lek of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met de voorzitter.  Deze zal de melding onderzoeken en indien nodig passende maatregelen nemen.
Mocht je melding niet naar tevredenheid zijn behandeld dan bestaat de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons .